Missä tilanteessa yrityksesi tarvitsee mediapankkia?

18. lokakuuta 2018

MediaBank on DAM (Digital Asset Management - aineistonhallintapalvelu) brändi- ja markkinointisisällöille, kun taas Dropbox, Google Drive ja MediaBoksi ovat online-tiedostojen tallennus- ja jakelupalveluja mille tahansa tiedostolle.

DAM:in hankinta on vähän niin kuin kameran osto. Jos olet vakavissasi valokuvauksessasi, hanki järkkäri ja valaistuslaitteet. Jos haluat vain ottaa kuvia lapsistasi, kavereistasi tai pennuistasi ja liittää ne sosiaaliseen mediaan, on järkkäri suhteeton kustannus, kun lähes kaikissa moderneissa älypuhelimissa on nykyään kunnon kamera.

Vastaavasti, jos sinulla on tarve arkistoida tai tallentaa tiedostoja ja jakaa niitä satunnaisesti, et luultavasti tarvitse DAM:ia ja pärjäät yksinkertaisemmalla palvelulla, kuten Dropbox, Google Drive tai MediaBoksi.

Mutta, jos työsi sisältää brändäystä ja käytät rikastettuja mediatiedostoja kertoaksesi tarinaa brändistäsi - hanki DAM (kuten MediaBank).
Mediapankilla estät tiedostojen epäjärjestyksen, käyttäjien turhauttavan sisällön etsimisen, sekasorron markkinointiviestinnän toteutuksessa eli yksinkertaisesti sanottuna, sisäisen kaaoksen! 

Älä kuitenkaan hanki MediaBankia (tai muutakaan DAM:ia), jos:

  • Toiminnassasi rikas media, kuten kuvat, videot, infografiat, taideteokset, logot jne. ei ole merkittävästi osana tehtäviäsi. Jos työskentelet vain toimistotiedostojen, kuten taulukkojen tai tekstitiedostopohjaisten dokumenttien kanssa, on DAM todennäköisesti väärä ratkaisu sen hallintaan.
  • Sinulla ei ole aikaa hallita DAM:ia. Pilvipohjainen DAM, kuten MediaBank, tarjoaa nopean käyttöönoton, eikä vaadi ohjelmiston asentamista eikä omaa IT-osaston tukea. Vaikka palvelu lopulta säästää aikaa ja päänsärkyä, vaatii sovellus kuitenkin aikaa sisällön hallinnalle. Et voi vain ottaa sovellusta käyttöön ja kuvitella että asiat ja tehtävät hoituvat itsestään.
  • Toimintasi ei sisällä paljoakaan markkinointia ja toimit kovin perinteisillä aloilla, kuten kampaajan, putkimiehen-, sähköasentajan tai vastaavan työn tehtävissä. Jos yrityksesi on pienikokoinen, pärjäät paikallisen kiintolevyn varmuuskopioinnilla tai käyttämällä online-tallennuspalveluja, kuten Dropbox, Google Drive tai MediaBoksi. DAM:it toimivat parhaiten vasta, kun markkinointikulut kasvavat merkittäväksi osaksi tavanomaisen liiketoiminnan kustannuksista.
  • Sinulla ei ole hankinnalle ylimmän johdon tuki. DAM:in käyttöönoton on oltava koko yrityksen laajuinen, ja työntekijöiden tulisi käyttää sitä kaiken multimediamateriaalin tallentamiseen ja hallintaan. Tämä voi tarkoittaa merkittäviä muutoksia nykyiseen työnkulkuun ja henkilöstön asenteisiin tiedostojen käytössä. Ellei käyttöönotolle ole ylimmän johdon tukea, työntekijät eivät välttämättä muuta työtapojaan ja DAM-käyttöönotto tulee todennäköisesti epäonnistumaan.

Mikäli yllämainitut seikat pätevät sinun yrityksesi tapauksessa ja haluat hallita kuvasi, videot ja grafiikat yksinkertaisella tavalla, suosittelemme tutustumaan Dropbox-, Google Drive- tai MediaBoksi-palveluihin - ei DAM:iin.

Tutustu esim MediaBoksiin tästä:
https://www.communicationpro.com/mediaboksi-tiedostojen-jakopalvelu/


Jos kuitenkin uskot DAM:in olevan oikea ratkaisu sinun yrityksellesi, voit tutustua MediaBank-palveluun tästä: https://www.communicationpro.com/mediabank-kuva-ja-aineistopankki-pilvipalveluna/


Toimivan DAM-mediapankin piirteitä:
Onnistunut digitaalinen kokemus mediapankin käyttäjille määritellään käyttäjien kyvystä tunnistaa, löytää ja kokea organisaation brändi siten kuten organisaatio sen on aikonut. Luomalla yrityksessä sääntöjä aineiston sisällön tallennukselle ja käytölle, tiedoston omaperäisyyteen sekä omistukseen, voivat käyttäjät rauhassa luottaa sovelluksen tarjoamiin aineistoihin "totuuden ainoana lähteenä”.

Metatiedot ovat ratkaisu aineistojen hallintaan
Yllämainitun sisällöllisen strategian menestys yrityksissä edellyttää kokonaisvaltaisen metatietomallin toteuttamista, jota mediapankki-sovellus, tekniikka, ihmiset ja prosessi tukevat. Merkittävien metatietojen hyödyntäminen aineistojen kontekstissa, luokittelussa ja tietojen kohdentamisessa tarjoavat parhaan mahdollisuuden luoda käyttäjille luottamusta sisältöihin.

Kun määritämme aineistoille, sisällöille ja tiedostoille arvon organisaatiossa, on selvää, että meidän on kyettävä valvomaan näiden tietovarantojen uusiokäyttöä sovelluksen avulla. Jos näitä tietoja ei valvota, seuraukset tiedon väärästä käytöstä voivat olla kiusallisia ja kalliita.

Läpinäkyvyys luo luottamusta käyttäjissä
Tietojen luotettavuus kytkeytyy tiedon autenttisuuteen ja että tieto on ajankohtainen. Edellytys sille että aineistot saavat/voivat liikkua vapaasti yrityksessä, on tietojen aitous. Jos toimitetut aineistojen tiedot eivät vastaa käyttäjän odotuksia, luottamus aineistoon katoaa nopeasti.

Työskentelemällä yhdessä, rakennetaan yrityksessä keskinäistä luottamusta, mikä auttaa tiedon jakamisessa, luo johdonmukaisuutta ja vähentää tiedon siirron välillisiä kustannuksia.

Suunnittele DAM-mediapankin käyttöönotto ja määrittele toimintamalli
Vaikka DAM-mediapankki palvelu lopulta tehostaa yrityksen ja käyttäjien toimintaa, säästää aikaa ja päänsärkyä, vaatii sovellus kuitenkin aikaa sekä suunnittelulle, käyttöönotolle että sisällön hallinnalle.

Jotta käyttöönottoprojektista ei tehdä elefanttia, on projekti rajattava keskeisten tarpeiden tyydyttämiseen mediapankilla (esim. vain viestintä tai muu osasto), eikä siis ratkaista yrityksen kaikkia työnkulun ongelmia yhdellä kertaa yhdistämällä ja integroimalla liian laajasti eri sovellusten osia keskenään.

Mediapankin vaiheistetulla etenemisellä vältytään myös kovin siiloutuneiden yksiköiden muutoksen vastarinnasta, osoittamalla toisaalla hyödyt toimintamallin menestyksekkäästä hyödyntämisestä. Laajennukset mediapankin käytölle myöhemmin ovat tämän jälkeen merkittävän paljon helpompi toteuttaa.

Tarjoa käyttäjille kuvapankkipalvelua josta he hyötyvät heti!
Mediapankin laajemman käytön jalkauttaminen organisaatiossa onnistuu esimerkiksi tarjoamalla kuvapankkipalvelut sellaisiin käyttöliittymiin jotka ovat yrityksessä yleisessä käytössä, kuten Powerpoint ja Word. Käyttäjät eivät tarvitse siirtyä mediapankin käyttöliittymään hakemaan kuvia tai vaivautua ymmärtämään kuvien kokoja tai edes tehdä kuvien latauksia, vaan kuvat siirtyvät automaattisesti kyseisiin dokumentteihin ilman latauksia omalle koneelle ja lisäksi aina oikeankokoisina käyttäjälle tutussa käyttöliittymässä. Tälläiset toiminnot helpottavat käyttäjiä ja motivoi käyttäjää käyttämään mediapankkia jatkossa yhä uudelleen.

Kirjoittaja Rolf Koppatz

Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella.

Sano hei, vaikka LinkedInissä.

www.communicationpro.com