Materiaalinhallintaa - Investointina vaiko pilvipalveluna?

20. syyskuuta 2017

Kannattaako ostaa ohjelmistoratkaisu yrityksen käyttöön vaiko hankkia aineistonhallintaratkaisu pilvipalveluna? Vastaus tähän riippuu monestakin tekijästä.

Materiaalinhallintaa - Investointina vaiko pilvipalveluna?

Alla kolme ratkaisuvaihtoehtoa lyhykäisyydessään.

Lisätietoa palvelusta saat täältä

1. On-Premise aineistonhallinta on investointi

Turvallisuus
Yrityksesi omaan palvelinsaliin asennettavat järjestelmät/sovellukset -ovat suositeltavia silloin, kun vaaditaan mahdollisimman korkealaatuista tietoturvaa. On-Premise -ratkaisu mahdollistaa ympäristön täydellisen hallinnan kun aineistojen käsittely tapahtuu vain sisäverkossa, eikä edellytä aineiston siirtämistä oman verkon ulkopuolelle. Osa järjestelmistä toimivat myös ilman internet-yhteyttä.

Tehokkuus
Suljetut järjestelmät ja omat ohjelmisto-ratkaisut antavat yrityksellesi tehoa ja täysin omassa hallinnassasi olevan ratkaisun,  jonka voit sijoittaa mihin tahansa organisaatiosi tietoverkossa. Suurten tietomassojen hallinnan suorituskyky sekä tiedonsiirron nopeus on parempi sisäverkossa.

Hallittavuus
Hyöty tuleee etenkin siitä kun organisaatio siirtää jatkuvasti isoja aineistomassoja yrityksesi verkossa ja siitä, että omalla ohjelmistoratkaisulla saadaan usein parempi integraatio yrityksen sisäisiin järjestelmiin. Mikäli yritys ei halua avata järjestelmää palomuurin kautta ulkopuolelle, on on-premise ratkaisu välttämätön.

2. Aineistonhallinta SaaS-palveluna on käyttökulu

SaaS - Sovellusalustapalvelu
SaaS tulee sanoista Software as a Service, suomeksi sovellusalustapalvelu. Sovellusalustapalvelu on nykyajan kehityksen ja käytön tarpeet huomioiva tapa tehdä tietoteknisiä asioita. Verkon siirtonopeuden huima kasvu on mahdollistanut palvelun nopean yleistymisen. Aineistonhallintapalvelut ovat tyypillisesti ajasta ja paikasta riippumattomia, verkon kautta käytettäviä palveluita. Tämä pilvipalveluiden käytön joustavuus ja helppous voi myös olla pilvipalveluiden ongelma tietoturvamielessä.

Perusideana tehokkaalle aineistonpalvelulle SaaS-palvelumuotoisena on tiedoston tallennus ainoastaan yhteen keskitettyyn paikkaan. Tiedoston saatavuus käyttäjälle tarjotaan tällöin eri käyttöliittymien ja käyttöoikeuksien kautta. Aineistopankin sisällön oma rakenne on tärkeä osa siihen miten kaikki liittyy toisiinsa loogisesti ja skaalautuvasti. Tiedostot kerätään keskitetysti ja käyttöoikeudet määrittelevät mitä niiden kanssa voidaan tehdä.

Palvelun osat
Palveluiden hinta muodostuu ohjelman käyttöoikeudesta (ylläpitäjät), IT-palvelusta (liikenne ja tallennuskapasiteetti) sekä käyttäjätuesta (toimittajan palveluaste).

Sovellusalustapalvelun kolme tekijää ovat siis:

1. Järjestelmä, jolla palvelu rakennetaan
2. Hosting, paikka (operaattori) missä sovellus sijaitsee
3. Käyttäjätuki ongelmatilanteissa

Eri hosting palvelumallit
Datakeskuksista tuotetut pilvipalvelut ovat joko yksityisiä tai julkisia. Saas-malleja tarjotaan melko erilaisin hostingratkaisuin ja onkin tärkeä tunnistaa ne erot, edut ja mahdolliset uhat eri palvelunmallien käytössä. Tarjolla on sekä kotimaisia että kansainvälisiä pilvipalveluja jotka hyödyntävät eurooppalaisia ja amerikkalaisia operaattoreita kuten esimerkiksi Amazon.

Kotimaiset yksityiset pilvipalvelut
Osa suomalaisista asiakkaista suosivat kuitenkin paikallista operaattoria Suomessa, eli yksityistä pilvipalvelua. Kotimaisessa pilvipalvelussa tiedät missä tiedostosi oikeasti sijaitsee. Et tarvitse kantaa huolta siitä, että tiedostosi olisi rantautumassa pilvipalvelussa maahan jonne se ei kuulu.

Edullisuus
Yhteistä eri SaaS-ratkaisuilla on se tosiasia, että sillä saavutetaan selkeitä kustannussäästöjä käytössä ja ylläpidossa. Käyttökulut on helppo budjetoida.
Asiakkaan oman IT-osaston panostuksen tarve jää pieneksi kun ei tarvitse pystyttää omaa tai hostattua raskasta palvelinympäristöä. Yrityksen IT-resursseja vapautetaan muuhun liiketoimintakriittiseen työhön. Ohjelmistojen ja palvelimien sekä liikenteen investointikustannukset jäävät pieneksi.

Palveluun kuuluu yleensä oleellisesti kattavat tukipalvelut jotka helpottavat asiakkaiden käyttöä ja keventävät IT-organisaation tukitehtäviä.

Kyseessä on nykyaikainen tapa toteuttaa ICT-hankkeita
1. Asiakkaan ei tarvitse hankkia eikä välittää fyysisitä tai virtuaalisista laitteista
2. Ei murheita laitteiden uusimisesta tai laitteiden ohjelmistoihin liittyvistä päivittämisestä
3. Päätös ratkaisun toteutuksesta on helpottunut ja nopeutunut sekä siirtynyt yhä useammin ICT-osastolta liiketoiminnan puolelle.
4. Hosting voidaan skaalata joustavasti ja vaivattomasti käytön ja tarpeen mukaiseksi.
5. Luotettava verkkopalvelu takaa aineistopalvelun toiminnan ja aineiston turvallisen säilymisen.

Helpompi käyttöönotto
Toimittajat tarjoavat hanakasti SaaS-sovelluspalvelujen helppoa ja nopeaa käyttöönottoa. On kuitenkin syytä pitää mielessä, että kun digitaalisia aineistonhallintapalveluja luodaan, ei pelkkä järjestelmän nopea aktivointi välttämättä aina riitä tarjoamaan sellaista palvelumuotoa, joka edistää asiakkaan toivomaa hallintaa, markkinointia ja viestintää. Toimittajan valinnassa kannattaa selvittää tunteeko SaaS-palveluiden toimittaja asiakkaan arjen haasteet.

3. Hybridipalvelussa yhdistyvät molemmat hyödyt

Yrityksen julkinen aineistonhallinta pilveen
Osa asiakkaista toteuttavat julkisen materiaalipankkinsa pelkästään kevyenä pilvipalveluna, jossa julkaistaan vain rajallinen määrä tiedostoja verkkoon. SaaS-sovelluspalvelu tarjoaa asiakkaille joustavasti kasvavaa julkisen aineistojen hallintaa ja tietoturvattua tallennustilaa edullisesti. Etenkin jos toimintaa on globaalissa ympäristössä asettaa tämä vaatimuksia palvelun jatkuvalle käytettävyydelle ja aineiston jakelulle. Mahdollisuudet ryhmätyöskentelyyn eri maanosissa ja aikavyöhykkeillä joustavasti ovat tyypillisiä hyötynäkökohtia.

Yrityksen sisäisen aineiston hallinta omana sovelluksena
Omaa järjestelmää käytetään pääasiassa yrityksen omien, yleensä laajojen kuvamateriaalien hallinnassa usein ilman minkäänlaista suoraa linkitystä julkiseen pankkiin. Näin aikaansaadaan mahdollisimman korkea tietoturvan taso kriittiselle materiaalille. Oma it-henkilöstö voi keskittyä sisäisten järjestelmien tehtäviin yrityksessä.

Yhteensopivuus
Tärkeä ehto hybridijärjestelmien käyttöönottoon on kuitenkin järjestelmien keskinäinen yhteensopivuus. Kun tiedostoja omasta tiedostopankista tarvitaan siirrettäväksi julkiselle palvelulle, helpottaa rakenteen yhdenmukaisuus siirtoa. Tämä pätee etenkin kopiotiedostojen siirtoon julkiselle palvelulle. Määräävin valintakriteeri miksi otetaan kaksi järjestelmä käyttöön on kuitenkin edelleen ennenkaikkea tietoturvatekijä oman materiaalin hallinnassa.

Tuotepaletissa löydyttävä kaikkia vaihtoehtoja
Käytettävien ohjelmistotuotteiden valinnassa on huomioitava tämänhetkiset tarpeet sekä tulevaisuuden kasvusuunnitelmat. Toimittajan kuuluu ratkaisuissaan noudattaa tietoturva-asioissa ja toiminnassaan alan hyväksi todettuja käytäntöjä ja toimintatapoja.

Tarpeeseen sopiva palvelu
Palvelun suunnittelussa ja toteutuksessa on huomioitava ketkä palvelua käyttävät ja mitä palvelulla tulisi saavuttaa. Näin palvelulla saadaan aikaiseksi mahdollisimman suuri hyöty. Asiakkaan käytön tarpeet sanelevat skaalattavuuden sekä tietoturvan tason. Luonnollisesti myös asiakkaan käytettävissä oleva budjetti on tärkeä osa kun valitaan kustannustehokasta, mutta silti laadukasta ratkaisua.

Lataa opas: tiedostojen tehokäyttö markkinointiviestinnässä

Ratkaisu avaimet käteen periaatteella

Communication Pro tarjoaa oikeat vaihtoehdot
Palvelemme asiakkaitamme kokonaisvaltaisesti ja tarjoamme perinteisen on-premise ohjelmistoratkaisun asiakkaamme palvelinympäristössä lisäksi aineistonhallintaa pilvipalveluna sisältäen hosting tuki- ja ylläpitopalveluita sovittujen palvelutasojen mukaisesti. Tarjoamme myös ns. hybridi-pankin, jolloin pilvipalvelun edut ja on-premise järjestelmän turvallisuus intranetissä toteutuvat saumattomasti täydentäen palvelua.

Pilvipalvelu toiminnan mukaan
Communication Pro tarjoaa sekä kotimaisia että kansainvälisiä pilvipalveluja hyödyntämällä päämiestemme eurooppalaisia ja amerikkalaisia operaattoreita kuten esimerkiksi Amazon. Communication Pro:n tarjoamassa kotimaisessa hosting-palvelussa hyödynnetään tunnettuja, kustannustehokkaita ja turvallisia Telecity Groupin ja Nebulan konesalipalveluita.

Lisätietoa palvelusta saat täältä

Kirjoittaja Rolf Koppatz

Rolf on Communication Pro:n perustaja ja toimitusjohtaja, DAM konsultti, markkinoinnin sekä IT-alan ammattilainen 35 vuoden kokemuksella.

Sano hei, vaikka LinkedInissä.

www.communicationpro.com